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Introdução

Manual FAEPEX

Edição aprovada pela Deliberação FAEPEX 003/2024, de 20/03/2024

Alterado pela Deliberação FAEPEX 001/2025, de 13/03/2025

Alterado pela Deliberação FAEPEX 002/2025, de 13/03/2025

Alterado pela Deliberação FAEPEX 005/2025, de 13/03/2025

Objetivo

O Manual FAEPEX tem como objetivo informar, orientar e esclarecer sobre os requisitos e procedimentos necessários para a solicitação e prestação de contas dos diferentes auxílios concedidos pelo Fundo, assim como estabelecer as responsabilidades e obrigações dos docentes e pesquisadores atendidos.

Quem pode solicitar

Nos termos do § 2º do artigo 8º da Deliberação CONSU-A-024/2003 estão aptos a fazer solicitações de apoio ao FAEPEX, exclusivamente:

  1. Docentes ativos com vínculo empregatício com a UNICAMP.
  2. Integrantes da Carreira PQ.
  3. Professores Colaboradores Voluntários (ver norma).
  4. Pesquisadores Colaboradores Voluntários (ver norma).

Submissão de pedidos de auxílio

A submissão do pedido de auxílio para o FAEPEX é realizada exclusivamente pelo Sistema FAEPEX (usar o navegador Google Chrome) utilizando o mesmo usuário/senha do Registro de Notas e Frequências – DAC (SISE).

Cada docente/pesquisador(a) poderá submeter somente uma solicitação para o mesmo evento ou objeto. O descumprimento desta diretriz implicará a obrigatoriedade da devolução da totalidade dos recursos concedidos.

O orçamento deverá ser detalhado e justificado.

As solicitações de auxílio para estudantes deverão ser feitas exclusivamente pelo(a) orientador(a), ou co-orientador (a) quando o(a) orientador(a) for externo(a) à Unicamp.

Formulários indevidamente preenchidos ou acompanhados de documentação incompleta serão devolvidos.

Prazos

Prazo de tramitação

O prazo mínimo entre a submissão do pedido e recebimento da resposta é de 45 dias a partir do momento em que a documentação estiver completa. No entanto, no caso dos auxílios “participação em evento científico” ou “trabalhos de campo e visitas técnicas”, é aconselhável que o pedido seja submetido com 75 dias de antecedência para uma resposta em tempo hábil.

Quando for do interesse do(a) solicitante que a tramitação e avaliação final seja feita antes do final do exercício de execução do FAEPEX, o pedido deverá ser submetido até o dia 31 de outubro.

Prazo para submissão de recurso

Recursos contra solicitações denegadas ou aprovadas parcialmente deverão ser submetidos no prazo de até 15 dias corridos a contar da data da notificação.

Prazo para assinatura do Termo de Outorga

Solicitantes contemplados com recursos FAEPEX terão 30 dias para assinar o Termo de Outorga a contar a data de informação de aprovação do auxílio.

Importante

  • Ao receber um auxílio o(a) solicitante assinará um termo de outorga no qual se comprometerá a ser assessor(a) do FAEPEX, quando demandado (a).
  • Os relatórios finais dos auxílios concedidos deverão ser enviados à PRP/FAEPEX dentro do prazo estipulado e em conformidade com as orientações previstas no item Relatório Técnico para cada tipo de solicitação.
  • O(A) solicitante que estiver com sua prestação de contas aprovada pela FUNCAMP, seu relatório final aprovado pela assessoria e homologado pela Comissão Executiva será considerado apto para novas submissões. O(A) solicitante não poderá usufruir novas concessões enquanto persistirem as pendências.
  • Os auxílios são concedidos em nome de um(a) docente/pesquisador(a) da Universidade que será, de forma intransferível, responsável pelo recebimento dos recursos, prestação de contas junto à FUNCAMP e encaminhamento do Relatório Final ao FAEPEX no prazo estipulado, mesmo em casos em que o beneficiado seja estudante.
  • Os gastos deverão ter coerência com o solicitado no pedido inicial.

Diretrizes para Aquisições e Reembolsos com Recursos do FAEPEX via FUNCAMP

Todas as aquisições e contratações de bens e serviços, incluindo passagens aéreas, realizadas com recursos concedidos pelo FAEPEX, devem ser feitas através do sistema online da FUNCAMP seguindo rigorosamente todos os procedimentos estabelecidos na legislação aplicável, disponível no portal da FUNCAMP: https://www.funcamp.unicamp.br/portal/Home/Publicacoes.

Em casos excepcionais em que aquisições sejam realizadas com recursos próprios, visando posterior reembolso, a PRP/FAEPEX e a FUNCAMP:

1. não assumem responsabilidade pelo pagamento de quaisquer aquisições realizadas previamente à assinatura do Termo de Outorga ou fora dos procedimentos estabelecidos;

2. não se responsabilizam pelo pagamento de quaisquer custos relacionados ao cancelamento da viagem ou demais imprevistos associados;

3. determinam que o interessado deverá solucionar diretamente com o fornecedor quaisquer questões relativas a pagamentos e eventuais pedidos de estorno ou reembolso.

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Norma para Solicitação de Alterações no Orçamento dos Auxílios

Procedimento para submissão de mudanças no orçamento dos auxílios, visando aprimorar a eficiência e a organização das solicitações.

Procedimento:

  1. Acesso ao Sistema FAEPEX:
    A partir de agora, todas as solicitações de alteração no orçamento dos auxílios devem ser feitas exclusivamente através do sistema FAEPEX, não sendo mais aceitas solicitações por e-mail.
  2. Passo a Passo para Solicitação:
    • Acesse o sistema FAEPEX.
    • Selecione a solicitação correspondente para a qual deseja realizar a modificação no orçamento.
    • No canto inferior direito da tela, clique no botão “Solicitar alterações de rubrica”.
    • Registre sua justificativa para a alteração, que será analisada pela Assessoria FAEPEX.
  3. Acompanhamento da Solicitação:
    Após a análise, caso a alteração seja aprovada pela comissão, o docente/pesquisador responsável pela solicitação receberá um e-mail com as instruções necessárias para realizar a mudança.